Analisis Aspek Manajemen dan Organisasi Studi Kelayakan Bisnis Usaha Fotokopi

3 Mar

    ANALISIS ASPEK MANAJEMEN DAN ORGANISASASI

 

Dalam memulai usaha fotokopi ini, dibutuhkan suatu manajemen yang handal dalam melaksanakannya dan memiliki kemampuan untuk memanage/mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan usaha tersebut, mulai dari aktifitas / kegitan yang akan dilakukan maupun yang telah dilakukan yang berhubungan dengan usaha tersebut. Dengan demikian dapat digunakan pendekatan-pendekatan untuk mengkaji layak tidaknya bisnis tersebut dalam studi kelayakan bisnis yang ditinjau dari aspek manajemen dan organisasi.

Kajian fungsi manajemen dalam usaha “Fotokopi Bintang 57”

Ada empat pendekatan strategis dalam aspek manajemen yang berlaku yaitu sebagai berikut :

  1. Perencanaan (Planning)

Dengan pendekatan ini, diharapkan usaha “Fotokopi Bintang 57” yang akan didirikan dapat memberikan petunjuk perencanaan usaha secara garis besar kepada para karyawannya. Sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreatifitas para karyawan dengan mematuhi aturan yang ada, sehingga tercipta hubuungan komunikasi yang baik dan feedback yang seimbang antara pemilik usaha dengan karyawan .

   2.  Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah pemilik usaha dalam melakukan pengawasan dan mementukan orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa saja yang akan dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut, pada tingkat mana keputusan harus diambil. Tujuan utama usaha fotokopi “Bintang 57” adalah mendapatkan laba/profit yang sebesar-besarnya dengan memberikan kepuasan maksimal kepada pelanggan. Jadi motivasi utama dari kegiatan usaha yang dilakukan oleh fotokopi “Bintang 57” adalah keuntungan. Oleh karena itu usahan fotokopi ini harus dapat melayani para konsumen / pelanggan dengan cara menguntungkan untuk kelangsungan hidup usaha tersebut dalam jangka panjang, selain itu juga harus mengetahuikesempatan-kesempatan baru untuk memuaskan keinginan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Fotokopi “Bintang 57” memerapkan koordinasi antar unit usaha sehingga tercipta pembagian kerja yang seimbang serta pelimpahan wewenang yang jelas dan tepat. Struktur organisasi disusun secara sederhana, yaitu pemilik usaha berada pada posisi paling atas selaku pemimpin usaha tersebut. Lalu dibawahnya diikuti oleh para karyawan selaku pelaksana dimana masing-masing karyawan melakukan aktivitas yang telah ditentukan.

   3.  Pengarahan (Actuating)

Pengarahan usaha fotokopi “bintang 57” pengkajiannya seperti : fungsi pengarahan yang harus terpenuhi kriteria agar dapat mengarahkan bawahannya. Oleh karena itu, pemilik usaha berusaha menggunakan kekuasaan secara positif terutama dalam mengambilkeputusan, sehingga dapat memberikan arahan dan motivasi kepada para karyawan untuk selalu memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Dengan pengarahan ini diharapkan terjalin koordinasi yang baik antara pemilik usaha fotokopi “Bintang 57” dengan karyawannya.

   4.  Pengendalian (Controling)

Pengendalian (controling) yang dilakukan untuk memastikan apakah aktivitas yang telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Oleh karena itu fotokopi “Bintang 57” menerapkan pelaporan pengawasan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan dan menjamin berlakunya tindakan korektif / perbaikan atas kesalahan yang sewaktu-waktu bisa saja terjadi. Metode pengawasan yang berlaku di usaha fotokopi “Bintang 57” bersifat fleksibel, dinamis dan ekonomis sehingga bisa dilakukan kapan saja dengan mengutamakan implementasi solusi dan evaluasi. Usaha fotokopi “Bintang 57” menerapkan sistem pengendalian yang efektif dan akurat tepat waktu strategis, relistis, dan objektif. Dengan pengendalian ini diharapkan usaha fotokopi yang akan didirikan mampu memngimplementasikan usaha secara layak dan mampu memuaskan pelanggan.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada bidang usaha ini adalah pemilik langsung membawahi dua karyawannya, tidak ada senioritas diantara kedua karyawan, jadi antara karyawan lama dan baru adalah sama.

Dengan struktur organisasi yang cukup sederhana tersebut diharapkan usaha fotokopi dalam memulai usahanya dapat dinilai dari segi efisiensi tenaga kerja yang dibutuhkan jika usaha tersebut sudah berjalan dan ternyata usaha tersebut mendapat respon yang baik kepada para konsumen bahkan sampai usaha yang  berjalan kebanjiran order / kebanjiran pelanggan yang membuthkan jasa fotokopi kami akan menambah tenaga kerja dan unit fotokopi sekaligus merubah struktur organisasi tersebut agar lebih mudah para karyawan maupun pemilik usaha mengerjakan jobnya secara maksimal dan profesional.

Job Deskripsi

  1. Pemilik usaha / manajer fotokopi “Bintang 57”

Pemilik usaha fotokopi sekaligus manajer fotokopi mempunyai wewenang sepenuhnya terhadap berjalannya kelangsungan usaha fotokopi.

  • Mengatur usaha fotokopi agar berjalan dengan baik, baik dari segi finansial maupun non finansial.
  • Menganalisa dan mengawasi kinerja pegawai.
  • Menentukan tim kerja yang solid.
  • Menentukan kelayakan usaha.

   2.  Operator fotokopi

Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

  • Menerima pesanan dari konsumen /  melayani konsumen secara langsung khususnya fotokopi.
  • Mengoprasikan mesin fotokopi dan alat-alat penunjang lainnya (mesin laminating & alat-alat penjilidan)
  • Menerima pembayaran dari konsumen yang nantinya diserahkan kepada pemilik usaha.
  • Menjaga kebersihan tempat usaha.
  • Menjaga dan merawat mesin fotokopi dan alat-alat penunjang lainnya agar kondisi mesin dan alat tersebut dapat berumur panjang.
  • Bertanggung jawab langsung kepada pemilik usaha.

 

Perizinan

 

Surat izin usaha perdagangan atau yang lebih dikenal dengan singkatan SIUP adalah surat izin untuk dapat melaksanakan usaha perdagangan.

SIUP kecil diberikan untuk usaha yang memiliki modal disetor dan kekayaan bersih seluruhnya sampai dengan Rp 200.000.000,00 ( di luar tanah dan bangunan tempat usaha )

Manfaat kepemilikan SIUP adalah sebagai berikut :

Sebagai syarat pengesahan yang diminta oleh pemerintah, sehingga dalam kegiatan usaha tidak terjadi masalah perijinan

Prosedur Pembuatan SIUP

Untuk prosedur pembuatan SIUP biasanya dilakukan di kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan daerah tingkat II atau setingkat dengan kabupaten / kota setempat.

Berikut tahapan dan persyaratan untuk mendapatkan SIUP :

  1. Pemilik atau pelaku usaha mengurus sendiri atau melalui kuasa yang dikuasakan ke kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat
  2. Mengambil formulir pendaftaran, mengisi formulir SIUP / PDP bermaterai Rp 6.000 yang ditandatangani oleh pemilik usaha. Kemudian formulir yang sudah diisi kemudian di fotokopi sebanyak dua rangkap, yang dilengkapi dengan syarat – syarat berikut :
  • Fotokopi akte pendirian usaha / badan hukum sebanyak 3 lembar
  • Fotokopi KTP ( Kartu Tanda Penduduk ) sebanyak 3 lembar
  • Fotokopi NPWP sebanyak 3 lembar
  • Fotokopi ijin gangguan / HO sebanyak 3 lembar
  • Neraca perusahaan sebanyak 3 lembar
  • Gambar denah lokasi tempat usaha

Untuk biaya pembuatan SIUP di daerah kami khususnya usaha fotokopi ini dikenakan biaya administrasi Rp 150.000,00.

Dengan adanya SIUP, usaha yang dijalankan akan lebih aman karena terhindar dari masalah perijinan yang sering berakibat hingga penggusuran tempat usaha.

 

Rekruitmen

Perekrutan karyawan sebagai pelaksana dilakukan dengan tiga pengetesan yaitu; tes administrasi, tes wawancara dan tes praktek.

Pada tes administrasi persyaratannya adalah;

  • Fotokopi KTP
  • Pas foto 4×6 2 lembar
  • Ijazah min SMA
  • Fotokopi SKCK
  • Surat pengalaman kerja

Tes wawancara, adalah pengetesan untuk mengetahui bagaimanakah karakteristik si pelamar, agar pemilik lebih tahu bagaimana gaya dia berbicara, penyampaian ke pelanggan, sopan santun, dan keuletan serta kerja keras yang akan diketahui nantinya.

Tes praktek adalah pengetesan untuk mengetahui bagaimanakah si pelamar mengetahui tentang mesin fotokopi dan cara pengoprasiannya.

Orientasi

Pengenalan lingkunga kerja

Disini karyawan yang sudah di terima di kenalkan tentang tempat yang akan di jadikan bisnis usaha, lingkungan sekitar tempat usaha, tempat tempat yang layak untuk di berikan penawaran promosi.

Pengenalan sistem kerja

Karyawan akan di ajarkan bagaimanakah sistim kerja tempat usaha fotokopi ini, dari awal pagi hari dia bangun, jam berapa dia mulai bekerja, bagaimana urutan kerja untuk memproduksi sampai memasarkan, dan jam berapa harus tutup serta kapan hari libur mereka.

Pengenalan pembukuan

Disini karyawan diajarkan tentang sistem pembukuan jumlah produk yang telah mereka jual, berapa penghasilan per hari, dan yang harus disetorkan kepada pemilik tiap harinya beserta struk penjualan, bagaimana cek stok bahan yang ada di tempat usaha.

Pebekalan materi kerja

Pada bagian ini karyawan di kenalkan dengan alat alat pendukung pekerjaan mereka, bagaimana urutan tata kerja. Sistem yang digunakan, tata cara penggunaan alat.

Actual

Evaluasi kinerja karyawan

Karyawan tiap bulan di berikan evaluasi tentang kinerjanya, yang meliputi berapa total hasil usaha yang di peroleh, bagaimana pendapat pelanggan yang mereka layani, apakah ada complain dari customer tentang pelayanan atau mungkin produk yang di hasilkan, di usaha ini juga di berikan nomor telpon untuk pelayanan pelanggan mengenai saran, kritik, serta keluhan tentang produk yang di hasilkan untuk menunjang agra terciptanya kemajuan pada usaha ini.

Over Sales

Apabial terjadi penjulan yang melebihi penjualan yang telah di targetkan, tentu akan diadakan penambahan personil yang mulanya hanya dengan dua orang karyawan akan di tambahkan menjadi tiga atau lebih guna mendukung majunya usaha ini.

Hak Karyawan

Karyawan di dalam usaha fotokopi “Bintang 57” ini kerja mulai pukul 09.00 pagi dan tutup pada pukul 21.00 malam, dan hak hak karyawan adalah sebagai berikut;

Gaji

Gaji di bayarkan tepat waktu tiap tanggal 1 tiap bulannya, mendapatkan insentif tiap bualnnya bila penjualannya memenuhi target, dan kenaikan gaji tiap tahunnya sesuai persentase kenaikan UMK tiap tahunnya

Cuti

Hak cuti karyawan tiap tahunnya mendapat 12 kali cuti, dan sisa cuti tidak bisa di uangkan

THR

Tunjangan Hari Raya di berikan tiap tahunnya pada hari ke duapuluh saat bulan Ramadhan dan besarnya di sesuaikan dengan masa kerja karyawan tersebut yaitu bila belum ada satu tagun maka berapa bulan dia bekerja di bagi dengan duabelas bulan dikalikan dengan gaji pokok mereka, dan apabial sudah memasuki masa satu tahun bekerja THR di berikan satu kali gaji pokok mereka.

Referensi dari tugas UAS SKB.

Annang Nuris L. B.131.09.0335 USM/Ekonomi/Manajemen

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: